個人情報の取り扱いについて｜紙媒体での保管の当店の取り組み
近年、大企業でもサイバー攻撃（不正アクセス）による個人情報の漏えいが相次いでいます。
多くの企業が費用や時間をかけてセキュリティ対策を行っていますが、それでも情報流出を完全に防ぐことは難しいのが現状です。
こうしたニュースを目にする中で、今回はカウカウブックランドが従来から行ってきた個人情報の取り扱いについて、少しお話ししたいと思います。
当店では紙媒体による個人情報の保管を基本としています
カウカウブックランドでは、宅配買取・出張買取・持込買取のいずれにおいても、買取申込書などの個人情報は紙媒体での保管を基本としています。
ただし、本人確認書類の取り扱いは、買取方法によって一部異なります。
宅配買取の場合
宅配買取では、お客様に買取申込書を手書きでご記入いただき、本人確認書類のコピーとともに、買取商品が入った段ボールへ同梱していただいております。
お送りいただいた書類は、商品到着後も紙媒体のまま保管しています。
宅配買取の申込書や本人確認書類については、パソコンへの取り込みやデータ化を行っておらず、インターネットに接続した管理システムにも保存しておりません。
出張買取・持込買取の場合
出張買取・持込買取でも、買取申込書などは紙媒体で管理しています。
ただし、本人確認書類については、店主個人が所有し、当店の連絡用電話としても使用しているスマートフォンで一時的に撮影しています。
撮影した画像を紙に印刷した後、スマートフォン上の画像を削除する運用です。
Googleフォトの自動バックアップはオフにしていますが、削除後のゴミ箱やその他のバックアップ先などに画像が残っていないかについては、現時点ですべてを確認できているわけではありません。
そのため、出張買取・持込買取については、本人確認書類を完全にオフラインで取り扱っているとは言えません。
また、当店のホームページはWordPressで運営しており、お問い合わせや無料段ボールのお申し込みなど、インターネットを通じてお預かりする個人情報もございます。
こうした情報と、紙媒体で保管している本人確認書類などは、区別してお伝えしたいと思います。
デジタル化していなかったことの意外なメリット
実は以前、ホームページのリニューアルに際して、制作会社の方から、お客様専用のアカウントを作成し、買取明細などをインターネット上で確認できるシステムをご提案いただいたことがありました。
お客様にとって便利な仕組みだと思いましたが、当時はこちらの時間的な余裕や運用面の事情もあり、導入には至りませんでした。
当店は小規模な古本買取店です。
大企業のように、システムの導入やデータ管理に多くの費用や時間をかけることは難しく、結果として、従来からの紙媒体による運用を続けてきました。
決して、最初からサイバー攻撃への対策を目的として、紙媒体を選んでいたわけではありません。
しかし、昨今の個人情報漏えいのニュースを目にして、改めて気づいたことがあります。
そもそもインターネット上の管理システムに保存していない情報は、そのシステムが不正アクセスを受けても、そこから直接盗み出されることがないという点です。
当店の宅配買取では、申込書や本人確認書類をオンラインの管理システムに保存していません。
そのため、こうした書類に記載された情報が、当店のオンライン管理システムへの不正アクセスによって直接流出するという経路はありません。
もちろん、これは紙媒体であれば絶対に安全という意味ではありません。
紙媒体にも紛失や盗難、誤配送、保管上のリスクがありますし、当店がオンラインで取り扱っている別の情報についても、適切な管理が必要です。
また、デジタル化そのものが悪いということでもありません。
オンライン管理には利便性があり、適切なセキュリティ対策を講じることで、安全性を高めることもできます。
それでも、宅配買取の申込書や本人確認書類を、インターネットに接続した管理システムへ保存していないことは、特定の情報流出リスクを抑えるという点で、一つのメリットになっていると感じています。
昔ながらのアナログな方法にも良さがあると感じています
現在はさまざまな手続きのデジタル化が進み、以前より便利なサービスが増えました。
その一方で、ご自身の個人情報がどこに保存され、どのように管理されているのか、不安に感じる方もいらっしゃると思います。
当店が続けてきた紙媒体での管理は、決して特別な仕組みではありません。
大規模なシステムを導入する余裕がなく、昔ながらの方法を続けてきたというのが正直なところです。
しかし、今回改めて振り返ってみると、こうしたアナログな方法にも、一つの良さがあったのだと気づかされました。
もちろん、今の方法がすべてにおいて優れているとは考えていません。
紙媒体の保管方法や、スマートフォンで一時的に取り扱う画像など、今後も確認し、改善していくべき点はあると思っています。
大切なのは、お客様からお預かりする個人情報を、どのような方法であっても適切に取り扱うことです。
これからも、小さな古本買取店としてできることを一つずつ積み重ね、お客様に信頼していただけるお店でありたいと考えております。
個人情報の取り扱いに関するよくある質問
Q．宅配買取では本人確認書類が必要ですか？
はい。古物営業法に基づく本人確認のため、当店では本人確認書類のコピーをご提出いただいています。
ご利用いただける書類については、本人確認書類のご案内をご確認ください。
Q．本人確認書類はどのように送ればよいですか？
本人確認書類をコピーし、手書きでご記入いただいた買取申込書と一緒に、買取商品が入った段ボールへ同梱してください。
Q．宅配買取の本人確認書類はインターネット上に保存されますか？
当店では、宅配買取でお送りいただいた本人確認書類を紙媒体で保管しており、インターネットに接続した管理システムへの登録・保存は行っておりません。
ただし、お問い合わせなどで取得する情報は別途オンラインで取り扱っています。
Q．出張買取・持込買取ではどのように本人確認を行いますか？
本人確認書類を一時的にスマートフォンで撮影し、紙に印刷した後、画像を削除しています。
宅配買取とは取り扱いが異なりますので、ご不明な点がございましたら事前にお問い合わせください。
本やコミックなどの整理をご検討中の方へ
カウカウブックランドでは、青森県弘前市を拠点に、本・コミック・専門書・CD・DVD・Blu-ray・ゲームなどの買取を行っています。
弘前市を中心とした出張買取・持込買取のほか、全国からの宅配買取（沖縄県を除く）にも対応しております。
宅配買取では、所定の条件を満たす場合、送料や段ボール代は無料です。また、発送前の事前査定も承っております。
個人情報の取り扱いや本人確認書類の提出について、ご不安なことがございましたら、どうぞ遠慮なくお問い合わせください。
